キャリア学
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仕事でコミュニケーションをうまくとる5つのコツ｜大切な理由も紹介
「仕事でのコミュニケーションがうまくとれない」「コミュニケーション力を上げる方法を知りたい」と悩む方もいるのではないでしょうか。
本記事では、仕事でコミュニケーションが重要な理由や、コミュニケーションに必要な力、うまくとるコツなどを解説します。
コミュニケーションとは
コミュニケーションとは、人と人の間で意思や感情の疎通、情報のやりとりをする行為のことです。
言葉による会話以外に、テキストでのやりとりや動作などもコミュニケーションに含まれます。
コミュニケーションをとることで人の信頼関係が深まり、連携や協力ができるため、仕事や生活において欠かせない要素といえるでしょう。
コミュニケーションスキルを磨くことで、組織の運営が円滑になり、仕事のパフォーマンスも高まるかもしれません。
パーソル総合研究所が全国の男女に行った調査によると、本音でコミュニケーションをとれる人のほうが、とれていない人に比べて、働くうえでの幸福感などが高い傾向が見られています。
コミュニケーションをとることは、働くうえでの幸福感やパフォーマンス向上にもつながる可能性があるといえるでしょう。
コミュニケーションが仕事で大切な3つの理由
コミュニケーションが仕事で大切な理由として、主に以下の3つが挙げられます。
信頼関係を築くため
業務のミスを防ぐため
知識やノウハウを共有するため
信頼関係を築くため
円滑なコミュニケーションは、人間同士の信頼関係を築くうえで大切です。
仕事においては、人と関わる場面が少なからず発生します。そのため、コミュニケーションをとって連携や協力をすることが必要になります。
たとえば、日頃周りの人とコミュニケーションをとっていなければ、業務でわからないことがあったり、手伝ってほしいことがあったりした際に、遠慮して言い出せないかもしれません。
一方、日常的にコミュニケーションをとっている人は「ちょっと手を貸してくれませんか？」と周囲に伝えやすくなる可能性があります。
小さなやり取りを積み重ねることで、職場での信頼関係が築け、仕事もスムーズに進みやすくなるでしょう。
業務のミスを防ぐため
コミュニケーションは、情報の共有漏れによるミスを防ぐのにも役立つ場合があります。
コミュニケーションが不足すると、必要な情報が社内に行き届かず、作業のやり直しなどが発生するかもしれません。
たとえば、重要な変更点を聞いておらず間違った手順で作業を進めてしまい、手戻りが発生するといったケースが考えられます。
情報を正確に共有できていればミスは起こりにくく、トラブルがあったとしても損害は小さく抑えることにつながるでしょう。
認識のズレや作業の重複などを防ぐために、コミュニケーションは大切な役割を果たすといえます。
知識やノウハウを共有するため
組織内で知識やノウハウを共有するためにも、コミュニケーションは役に立ちます。
マニュアルだけではわからない仕事のコツなどがある場合は、人から教わることも必要になるでしょう。
また、仕事で役立つ情報やノウハウを組織で共有できれば、ビジネスでの成果につながるかもしれません。
ノウハウの属人化を防ぎ、組織を継続的に成長させるためにも、コミュニケーションは重要な役割を果たすといえるでしょう。
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仕事で必要な3つのコミュニケーション力
仕事で必要なコミュニケーション力は、主に以下の3つが挙げられます。
伝える力
聴く力
読み解く力
職場でスムーズにコミュニケーションをとれるようになりたい場合は、これらの力を意識するとよいでしょう。
伝える力
伝える力とは、自分の言いたいことを相手が理解しやすいようにする技術や、姿勢などのことです。
人はそれぞれ異なる考え方をもっているため、配慮を欠いた伝え方ではうまく伝わらない可能性があります。
たとえば、同僚に仕事の連絡をするときに「これぐらいはわかるだろう」と考え、詳細な説明を省いたとしましょう。
しかし、実際は相手はよく理解しておらず、重要な情報が抜け落ちていた、というようなケースもあるかもしれません。
組織のなかではさまざまな人と関わることがあり、その人に合わせた伝え方をすることが求められる場合があるでしょう。
聴く力
聴く力は、相手の主張をそのまま受け取るだけでなく、その背景にある意図や感情も理解しようとする姿勢のことです。
人によってはなかなか自分の意見を言い出せなかったり、うまく言葉にできなかったりする場合もあるかもしれません。
そんなとき、聞く側が相槌を打つなどして傾聴したり、相手の主張を察したりすることで、コミュニケーションがとりやすくなる場合もあるでしょう。
伝える力だけでなく、相手の伝えたいことを理解しようとする傾聴力も、円滑なコミュニケーションのために大切といえます。
読み解く力
読み解く力とは、会話やテキストのやりとりだけでなく、相手の状況や非言語のコミュニケーションなども含めて理解しようとする力のことです。
相手が何かを伝える余裕がなかったり、忘れたりするようなことがあった場合でも、想像力を働かせることで状況を推測できる可能性があります。
たとえば、部下に仕事を任せた際、承諾の返事をしたものの作業が順調に進まなかったとします。
コミュニケーションが欠けている人は、「自分は伝えたから、あとは部下の仕事だ」と考え、何もしないかもしれません。
ですが、推測する力がある人なら「どこかでつまずいているのかもしれない」と考え、状況を確認したり、業務をスムーズに運ぶためのアドバイスができたりする可能性があります。
自分から意識して相手のことを読み解こうとすることで、よりよいコミュニケーションがとれるかもしれません。
仕事でうまくコミュニケーションをとる5つのコツ
仕事でうまくコミュニケーションをとるための具体的なコツを、5つ紹介します。
結論から伝える
相手の話を傾聴する
非言語コミュニケーションを意識する
相手の立場を想像する
オープンな姿勢を示す
結論から伝える
仕事では、結論から伝えると相手に伝わりやすくなります。その結果、無駄な時間をかけず、スムーズな情報共有ができるようになるでしょう。
理由や背景から説明すると、言いたいことが相手に伝わりにくくなる可能性が考えられます。
たとえば、PREP法（※）で伝えることを意識すると、コミュニケーションがスムーズにとりやすくなるかもしれません。
相手が理解しやすく伝えることで、連絡がスムーズになり、その結果仕事の効率アップにも期待できるでしょう。
※PREP法：Point（要点・結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（要点・結論）の順序で情報を伝える構成のテンプレートのこと。簡潔かつ論理的に相手に何かを伝えたいときに役立つ。
相手の話を傾聴する
相手の話をしっかり聞けば「この人は私に関心をもってくれているようだ」と感じてもらえ、コミュニケーションが円滑になる可能性があります。
人の話を否定したり、遮ってしまったりする人よりも、よく話を聞いてくれる人のほうが好感をもたれやすい場合もあります。
もし、自分が話すのが苦手でも、丁寧に話を聞ければ、相手のほうから快く話してくれることもあるでしょう。
相手の話に意識を傾け、聞く姿勢をもつこともコミュニケーションにおけるコツのひとつです。
非言語コミュニケーションを意識する
言葉以外に、笑顔や落ち着いた動作などの非言語コミュニケーションも意識することが大切です。
とくに初対面の相手だと、見た目で意識が左右される可能性も考えられるため、表情や服装などの要素も重要といえるでしょう。
アメリカの心理学者アルバート・メラビアンが提唱した「メラビアンの法則」によると、コミュニケーションで優先的に影響を与える要素の割合は、以下のように示されています。
視覚による情報（表情や態度）：55％
聴覚による情報（声のトーンや話し方）：38％
言語による情報（話の内容）：7％
コミュニケーションにおいて、態度や話しの内容で矛盾が起きたとき、見た目の印象は優先的に注目され、話の内容が与える影響は優先度が低いとされています。
このことからも、コミュニケーションで相手によい印象を与えるには、表情や動作などの非言語がもつ役割は大きいといえるでしょう。
相手の立場を想像する
相手の立場を想像することも、うまくコミュニケーションをとるためのコツのひとつです。
自分がよいと思う伝え方が、相手にとってもよいとは限りません。
たとえば、人によっては複数人のときよりも、1対1のときのほうが話しやすいこともあるかもしれません。そのような場合は、相手と話す状況などを調整すると、コミュニケーションを取りやすくなる可能性もあります。
連絡をとるツールや状況など、相手の立場を思いやることもコミュニケーションには大切だといえるでしょう。
オープンな姿勢を示す
話しやすい雰囲気を自分から作ることも、コミュニケーションの活性化につながるかもしれません。
たとえば、業務上必要なことしか話さなかったり、いつもひとりでいたりすると、気難しいイメージをもたれる可能性があります。そうすると、本音を打ち明けたり、気軽な会話がしにくくなったりするかもしれません。
一定の距離感やビジネスマナーは必要ですが、昼食を一緒にとる、趣味の話を共有するなど、オープンな姿勢を示すことで周囲とのコミュニケーションがとりやすくなる可能性があります。
上記のような伝えるコツや意識すべきポイントが分かっても、「どれだけ自分が工夫しても、今の職場環境ではうまくいかない」と悩んでしまうこともあるかもしれません。
そんなときは、無料キャリア相談サービス「MIRAIZキャリアコーチ」を活用して今の悩みや働き方について話してみるのもひとつの方法です。
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コミュニケーション力を上げるためにできること
ここでは、コミュニケーション力を上げるためにできることを3つ紹介します。
コミュニケーションが得意な人を参考にする
イベントに参加してみる
自分らしさを理解する
身近なところから取り組むことで、コミュニケーション力を高めるきっかけになるかもしれません。
コミュニケーションが得意な人を参考にする
人を参考にするのも、コミュニケーションを上げるためのひとつの方法です。
コミュニケーションが得意な人を観察すれば、自分でも活かせる特徴がつかめるかもしれません。
たとえば、交友関係が広い人を観察すると「一定の自己開示をしている」「笑顔でいることが多い」など、話し方や動作に共通点が見えてくる可能性があります。
自分の行動にも取り入れることで、コミュニケーションが良好になるかもしれません。
コミュニケーションが得意な人を参考にすることで、自分の成長にもつながる場合があります。
イベントに参加してみる
新しい出会いのある場所へ行き、人と触れ合うのもひとつの方法です。
限られた人間関係のなかだけで過ごしていると、コミュニケーション力を磨くことが難しい場合があるかもしれません。
ときには会ったことのないタイプの人と話すことで、自分自身の知らなかった一面に気づいたり、コミュニケーションが改善したりする可能性もあるでしょう。
自分らしさを理解する
仕事でうまくコミュニケーションをとるには、自分の性格や行動の傾向などの自分らしさを知ることも大切です。
自分が得意なことや苦手なこと、相性のいい相手などを知ることで、自分に合ったコミュニケーションの方法が見えてくるかもしれません。
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なお、自己理解を深める方法については、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。
コミュニケーションをうまくとるためには、自分らしさを知ることも効果的
コミュニケーションは仕事や生活において、人間関係を円滑にするために大切な役割があるといえます。
本記事で紹介した内容を参考にすることで、コミュニケーションのコツがつかめ、人間関係がよくなるきっかけになるかもしれません。
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