アジェンダとは「するべきこと」を意味するラテン語の「agenda」が語源です。英語ではラテン語と同じつづりで、「協議事項」、「検討すべき課題」、「予定」などを意味します。ビジネスシーンにおいては、主に「会議の議題」を指す場合と、「予定している会議の概要をまとめたもの」を指す場合があります。後者の場合、アジェンダに記載される項目の例は以下の通りです。

<概要の意味合いで使われる場合の記載項目例>

• 会議名
• 会議日時
• 開催場所
• 参加者
• 参加者の役割分担
• 会議の目的
• 議題とその順序（タイムライン）
• 会議で使う資料
• 前回の会議での保留事項

アジェンダは、会議参加者に事前に送付されることもあります。事前に共有しておくことで、会議をスムーズに進めることが可能です。

なおアジェンダは、政治分野では「取り組まなければならない政策課題」、「政党としての行動方針」などの意味で使われます。たとえば、1992年、地球サミットにて取り上げられた「アジェンダ21」は、持続可能な開発を実現するために各国および関係国際機関が実行すべき行動計画を定めたものです。このアジェンダ21をきっかけに、アジェンダという言葉が一般的に知られるようになったという見解もあります。

この記事ではアジェンダとは何かということや、その重要性、似た用語との違いを解説したうえで、作成の仕方もご紹介します。アジェンダの使い方、書き方を身に付けて実際の業務に活かしましょう。

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ビジネスシーンでアジェンダと区別がつきにくいのが、「レジュメ」と「議題」です。似たような意味で使われることもありますが、それぞれの違いを理解して使い分けましょう。

レジュメはフランス語の「résumé」で、「要約」、「概要」といった意味で、レジメと呼ばれることもあります。外資系企業への就職や転職の際には、学歴や職歴、住所などをまとめた「履歴書」という意味で使われますが、ビジネスシーンでは「会議の内容を簡潔にまとめた資料」のことを指すケースもあります。

アジェンダは「議題」または「予定している会議の概要をまとめたもの」ですから、まとめる対象が予定であるか、会議の内容であるかがアジェンダとレジュメの違いです。そのため、アジェンダは結論が定まっていない内容についてお互いに議論する場で使われる一方、レジュメはセミナーや講演会など、既に内容が定まった情報伝達の場で使われることが主でしょう。

議題とは「会議で討論される具体的な話題」のことを指します。つまり、議題はアジェンダと別物というわけではなく、アジェンダに記載される項目のうちの1つです。ただし、英単語の「agenda」に「協議事項」や「会議の議題」といった意味もあることから、アジェンダが議題という意味合いで使われる場合もあります。自分の会社やチームで、アジェンダがどのような意味合いで使われているかを確認するとよいでしょう。

ここまでアジェンダとは何か、似た用語との違いを紹介しましたが、アジェンダはなぜ必要なのでしょうか？それはズバリ、会議の効率を上げるためです。ここでは、アジェンダを作成し事前に共有するメリットを3つご紹介します。

1つ目は、参加者が事前準備をできることです。会議の目的や議題が事前に分かれば、自分の意見を用意しておくことができます。また、アジェンダと併せて会議で使用する資料が添付されていれば、事前に目を通すことができ、会議内容の理解が深まるでしょう。

2つ目は、時間を意識することで、会議をスムーズに進行できることです。アジェンダにはタイムラインも記載するのが一般的であるため、それに沿って会議を進めれば効率よく会議を行うことができます。さらに、時間が明記されていることで、「残り時間が少ないからそろそろまとめないといけない」といった判断をしやすくなるといった利点もあります。

3つ目は、会議の目的やゴールを共有し、論点を整理した状態で議論を始められることです。アジェンダを事前に送付しておくことで、参加者は会議の内容を把握して、必要であれば事前準備をしてから会議に参加することができます。何をするのか全く分からない状態で参加するより、アジェンダが分かったうえで参加したほうが、効率がよいのは想像がつきますよね。また、論点が整理されているとゴールへ向かって話し合うことができるので、話の脱線を防ぐこともできます。

ビジネスの場はとても忙しく、それぞれスケジュールが立て込んでいるでしょう。そのため、複数人が一度に集まる会議は、いかに生産性の高い時間にするか、効率を上げるかが大切です。だからこそ、アジェンダを作成し、事前に共有することが重要なのです。

アジェンダがどのようなものなのかということや、その重要性をここまで解説してきました。「議題」という意味合いで使われる場合はイメージが湧きやすいと思いますが、「予定している会議の概要をまとめたもの」という意味合いで使われる場合、どのように作成すればよいのか迷う方も多いのではないでしょうか？記載項目の例は前述しましたが、ここからは、アジェンダを作成する際に意識すべきことをご紹介します。

まずは会議のゴールを明記することがポイントです。何を目的に会議を開くのかによって、会議に適した進行の仕方や、必要な情報などが変わります。ゴールを明確にし、そこから逆算して議論したいことやアイデアを募りたい事項などの論点を事前に共有しましょう。また、ゴールを明記することで、「会議を終えるときにどのような状態になっていないといけないのか」という着地点の認識をそろえることができます。議論が白熱しアイデアが拡散しても、ゴールの共通認識を持つことができていれば、収束に向けてまとめやすくなるでしょう。

議論の時間が十分にないと、話し合いの質が低くなってしまい、結論も納得のいかないものになってしまいがちです。タイムラインを定める際には議題に優先順位をつけ、時間に対して議題が多過ぎる場合はいくつかの議題を次の会議に回すことができないか検討しましょう。議題を詰め込むことよりも、設定したゴールを達成するためにはどのような会議にすればよいかを考えることが大切です。

また、最後に会議のまとめや質問の時間を設けるとよいでしょう。会議のまとめとして、決定事項や残論点、ネクストアクション、次回の開催日程などを振り返ると、抜け漏れや認識の相違を防ぐことができます。また、「以上で本日の会議は終了としますが、最後に質問がある方はいますか？」といったように、最終確認の時間をとると、参加者の疑問や不安を解消できるでしょう。

アジェンダはできるだけ事前に共有するとよいでしょう。参加者がアジェンダを読んで、意見や資料などを用意する時間を持てると、会議がより円滑に進みます。変更事項があった際もできるだけ早く共有することで、会議の場でのトラブルを避けることができるでしょう。

今回は、アジェンダとは何かということや、その重要性、書く際のコツなどについて解説してきました。ご紹介した通り、アジェンダの作成と事前共有は、忙しい社会人にとって効率よく会議を進めるための手段です。

ただし、アジェンダという言葉の意味合いや記載項目は、所属する組織やチームによっても異なります。今回ご紹介した内容を踏まえて、自分の会社ではどのように使われているのか、改めて上司や先輩に確認して上手に活用しましょう。

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