リマインドとは「思い出させる」、「思い起こさせる」という意味を持つビジネス用語です。英語の「remind」が語源で、日本のビジネス用語としては「念を押して確認する」「再確認する」といったニュアンスで使われます。

仕事をしていると、打ち合わせや資料提出の締め切り、納品日など大事な予定が日々ありますよね。ビジネスシーンではこれらの予定を忘れないように、リマインドを行うことが重要です。

リマインドを行うタイミングは主に、期限が迫ったときや会議などの予定が近づいたときです。リマインドによって「忘れていた」「勘違いしていた」といったミスや手違いを防ぐことができ、仕事を円滑に進めることができます。

この記事ではリマインドの方法やポイントについて解説します。

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この場合のリマインドは、チーム内に会議の予定を再度周知をすることを指しています。さまざまなプロジェクトやタスクが同時進行しているなかで、リマインドはとても重要な役割を担います。ぜひ日々の業務で取り入れてみてくださいね。

リマインドの方法はいくつかありますが、自分で自分にリマインドをする際は「リマインダーアプリ」や「カレンダーの通知機能」などの活用が有効です。指定した日時や場所が近づくと、自動で通知が来るように設定ができるので、仕事に限らずプライベートでも便利でしょう。

そのほか、自分から相手に行うリマインドの方法は、「リマインドメール」「リマインドコール」「口頭での連絡」の3つが一般的です。それぞれのメリットや注意点をご紹介します。

相手にメッセージを送ってリマインドする方法です。メールだけでなく、チャットツールでも一度に複数人へリマインドし、文面として記録に残せるため、汎用性の高い手段です。

メリット

• 文面に残るため、認識の相違やメモのし忘れなどによるトラブルが起こりにくい
• メール以外にもSMS（ショートメッセージサービス）やチャットツールの活用など、手段が多様

注意点

• きつい印象を与えないように、文面での表現に配慮が必要

相手に直接電話をかけてリマインドする方法です。下記のようなメリットと注意点があります。

メリット

• 相手の反応を踏まえ、柔軟に対応できる（スケジュールの調整や変更など）
• 直接会話ができるため、リマインド以外のコミュニケーションも取りやすい（関係性を構築できる）

注意点

• 文面に残らないため、認識の相違があった場合に責任の所在が不明瞭になる恐れがある

ここまで3つのリマインドの方法をお伝えしてきましたが、どの方法においても、リマインドは当日ではなく数日前や前日などのタイミングで行いましょう。ここからは、3つのリマインド方法のなかでも社内外ともに多くの場面で用いられる、リマインドメールの書き方を詳しく解説します。

件名は一目で要件が分かるように書きましょう。また、「リマインド」と表記すると相手に催促しているように捉えられる可能性があるため、「ご確認」で代用するとよいでしょう。

<リマインドメールの件名例>

• ○月○日会議についてのご確認
• 【ご確認】○月○日会議についてのお知らせ

失礼のないように「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数ですが」などのクッション言葉を使うことがおすすめです。また、メールの本文には予定しているイベントの日時や場所、返信の期日、自分の連絡先などを記載しておくと、相手は過去の連絡を見直さなくて済むので親切です。当日必要な資料がある場合は、そちらも再度添付しておくと相手の手間が省けるでしょう。

リマインドをする場合は相手に分かりやすく伝えなければなりません。そのため、リマインドメールを作成する場合は、本文の冒頭にリマインドしたい内容を簡潔にまとめて書きましょう。また、リマインドをする際は、相手に失礼のないよう丁寧な文章を心がけましょう。

<リマインドメール例文>

• 来週予定されているお打ち合わせの件、日程が近づいてまいりましたので改めてご連絡いたします。

自分が相手からリマインドメールを受け取った際は、なるべく早く返信しましょう。わざわざリマインドするということは重要な事項である可能性があり、返信が早い方が相手にとって安心です。

もし忙しくて早急な対応ができない場合も、返信は必ずするようにしましょう。相手は仕事が円滑に進むようにリマインドメールを送付してくれています。リマインド内容の重要度や状況によっては、返信しないことが信頼関係に影響することもあるので気を付けましょう。

リマインドは「忘れていた」「勘違いしていた」といったミスや手違いを防ぐことができます。ご紹介したように、リマインドメールは内容を分かりやすく簡潔にまとめて、数日前から前日に送るようにしましょう。リマインドを上手に行うことで、細やかな対応、丁寧な対応をしてくれる人だというポジティブな印象を相手に抱いてもらえることもあります。ぜひ実践してみてくださいね。

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