サマリー（summary）は、日本語で「要約、要旨、要点、まとめ」などの意味を持つ言葉です。ビジネスの場では主に、会議や資料の重要な箇所をまとめた「要約」や「総括」といった意味で使われ、作成した資料そのものを指す場合もあります。サマリーは、会議や資料の内容を短時間で把握できたり、特に重要なポイントの共通認識を持ったりするのに役立ちます。

今回は、サマリーと似ている言葉との違いや、業界ごとの使い方、サマリーを作成する際に押さえるべきポイントをご紹介します。言葉の意味をしっかり理解して、サマリーを上手に作れるようになりましょう！

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サマリーの作成を依頼されるときには、何かしらの意図があるはずです。サマリーの意味合いは業界によって異なる場合があるので、しっかり理解して相手が求めるサマリーを作れるようになりましょう！

サマリーには、似ているカタカナ語がいくつかあります。しかし、それぞれ意味合いや使い方が少しずつ異なるので、混同しないよう注意しましょう。

アジェンダは、「会議の議題」や「予定している会議の概要をまとめたもの」を指します。一方、サマリーは会議で話し合われた内容の要点を整理するために、会議終了後に作成する資料です。このように、アジェンダとサマリーは、作成する目的やタイミングが異なります。

レジュメは「要約」の意味を持つ点でサマリーと共通していますが、アジェンダ同様、作成の目的やタイミングが異なります。ビジネスシーンにおけるレジュメは、これから行われる会議で話す内容を事前にまとめた資料であり、建設的な議論の促進を目的として作成され、会議前に配布されるのが一般的です。つまり、レジュメは「これから行われる会議」についての資料、サマリーは「既に行われた会議」についての資料である点を押さえておくよいでしょう。

サマリーと混同しやすい用語としては、ほかに「アブストラクト」があります。アブストラクトもサマリー同様「要約」の意味を持つ言葉ですが、サマリーがビジネスの場でも用いられる言葉であるのに対し、アブストラクトは主に学術領域で使われるという点が大きな違いです。アブストラクトは主に、研究の背景や方法、結論といった論文の概要を端的にまとめた要旨を指す際に使われます。

先述したように、サマリーはビジネスの場において「要約」や「総括」、または要点をまとめた資料を指す言葉として使われることが一般的ですが、業界によっては特有の意味を表す場合もあります。ここでは、IT業界、金融業界、医療・看護・介護業界における、サマリーの使われ方について解説していきます。

IT業界では、長い文章や大規模なデータを集計・要約したものをサマリーという場合があります。ビジネスソフトやデータ解析システムでは、集計・解析したデータをグラフや表にした画面や文書のことをサマリーと呼びます。

また、Web分野では、検索エンジンの検索結果ページで表示されるタイトルや説明文をサマリー、あるいはスニペットと呼ぶこともあります。

金融業界でのサマリーは、海外や国内の金融市場の動向・指標を端的にまとめたレポートを指す言葉です。主に、株やFXの取引に関連した話題に登場します。金融業界ではほかに、「エグゼクティブサマリー」「マーケットサマリー」という言葉も使われます。それぞれの意味は下記の通りです。

• エグゼクティブサマリー：事業計画書の要約を意味し、一般的に事業計画書の冒頭に記載される
• マーケットサマリー：各市場の主要指標や為替、ニュースなどがまとめられたもの

エグゼクティブサマリーは、企業が融資を受ける際に、金融機関に提出されます。

医療・看護・介護業界では、患者の検査履歴や病歴・看護歴などをまとめた診療記録をサマリーと呼びます。似た用語に「カルテ」がありますが、カルテは医師の診断結果を記したものであり、看護歴は記載しないという点がサマリーとの違いです。

なお、医療の診断情報に関するサマリーを「診療情報提供書」、介護に関わるサマリーを「介護情報提供書」と呼びます。これらのサマリーは、転院といった別の機関への申し送りを円滑に行う目的で用いられます。

ここまで、サマリーの基本的な意味と業界別の意味をご紹介しました。ここからは、実際にどのように使われるのか、例文をご紹介します。

要約資料としてのサマリー

• 先日行われた会議のサマリーを作成してください。

金融市場の動向を要約した資料としてのサマリー

• 投資先を選定するために、各社のエグゼクティブサマリーを参照する。

データの集計結果を要約した資料としてのサマリー

• 今期の売上データに関するサマリーを提出する。

また、「要約する」「要約資料を作成する」の意で「サマる」という口語が使われることもあります。砕けた言い方ですが、上司や同僚など社内の会話で登場する可能性もあるので、使い方を押さえておくとよいでしょう。例文は以下の通りです。

• 今回の会議で話し合った内容を、明日までにサマってもらえるかな？
• 先月の売上、サマっておきました

ビジネスの場でサマリーという用語を使う際は、上記でご紹介した例文を参考にして、どのような意味合いを表すサマリーなのかを明確にするよう意識しましょう。

サマリーは、会議や資料などの要点を相手が短時間で把握できるように作成する資料です。ただし、実際にサマリーを作成するとなると、なかなか難しいと感じる方もいるでしょう。ここからは、サマリーを作成するうえで押さえるべきポイントを5つご紹介します。ぜひ参考にしてみてくださいね。

サマリーを作成するうえで最も重要なポイントは、要約する会議や資料の内容を、作成者自身がしっかり理解しておくことです。内容の理解なくして、要点を適切にサマリーに記載することはできません。会議の内容についてしっかりメモをとって流れを整理したり、資料の起承転結や論理関係を意識しながら読み込んだりすることで、サマリーに載せるべき情報を取捨選択しやすくなります。

サマリーの作成は、相手に短時間で要点を理解してもらうことが主な目的であるため、できるだけ端的にまとめるようにしましょう。情報量や資料の形式にもよりますが、なるべく1ページ以内に抑えるのが理想的です。

分かりやすいサマリーを作るためには、グラフや表などを活用するのも効果的です。グラフや表を用いると、細かなデータを一覧化できたり、数値の変化を視覚的に捉えやすくなったりします。

箇条書きを用いることで、文章が冗長になるのを防ぎ、内容を簡潔にできます。また、箇条書きにする際は時系列や論理関係などを意識して並べるとさらに分かりやすくなるでしょう。

自分の会社や所属するチームで、サマリーのフォーマットがある場合は、フォーマットに沿って作成しましょう。フォーマットであれば読み手が見慣れているため、フォーマットに沿って作成されているほうが理解しやすくなるからです。また、会社によっては効率的にサマリーを作成するためにツールを導入していることもあります。この場合も、マニュアルを確認したり、先輩や上司に使い方を確認したりなどして正しく使いましょう。

サマリーは、使用頻度の高いビジネス用語の1つです。ここまでご紹介してきた各業界におけるサマリーの意味や類義語との違いをよく理解しておきましょう。

また、サマリーの作成に慣れないうちは、内容の粒度や期日、進め方について依頼者とすり合わせてから作成するとよいでしょう。具体的なサマリーの作り方に迷ったら、この記事でご紹介した5つのポイントもぜひ参考にしてみてくださいね。

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