アポとは、アポイントメントの略で、ビジネスシーンでは打ち合わせや商談の約束を指します。アポ取りの方法は電話、メール、問い合わせフォームの活用が挙げられます。

今回は、新規企業のアポ取りにフォーカスして、押さえておきたいポイントや例文、アポ獲得率を上げるコツをご紹介します。

アポとは

アポとは「アポイントメント（appointment）」の略で、ビジネスでは顧客との商談や打ち合わせなどの約束を指します。

アポイントメントを獲得することを「アポ取り」といい、アポ取りには主に下記3つの方法があります。

• 電話

• メール

• 企業の問い合わせフォームの活用

また、電話でアポ取りをする人のことを「テレアポ」（テレフォンアポインター）といい、特に営業やインサイドセールスの部門で頻繁に使われる言葉です。

さらに、新規企業・既存企業問わずアポを取らずに直接訪問することを「アポ無し訪問」といいます。

似た意味の言葉に「飛び込み営業」がありますが、どちらも新規営業の際にアポを取らずに直接訪問して営業活動をすることを指します。

この記事では新規アポ取りについてフォーカスし、電話のトークスクリプトやメール・問い合わせフォーム送信内容の例文、押さえておきたいポイントなどをご紹介します。

電話での新規アポ取りで押さえるべきポイント

まずは、電話で新規アポを獲得するために押さえるべきポイントを解説します。

トークスクリプトを作成して練習する

まず、トークスクリプトを用意して徹底的に練習しましょう。トークスクリプトとは、電話で企業説明やサービス内容を伝えるための台本のことです。

練習の際には、録音して自分の声を聞いてみたり、ほかの従業員とロールプレイングをしたりするのがおすすめです。

以下でトークスクリプトの例をご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

トークスクリプトの例

お世話になっております。株式会社○○の○○と申します。
弊社は企業に向けたXXXXサービスを提供しておりますが、御社の○○事業のお役に立てないかと考え、お電話いたしました。
これまでも数々の実績がございまして、ぜひ一度、サービスの詳細や、事例のご紹介のお時間を30分～1時間程いただけないでしょうか？可能であれば、来週の○日や○日のご都合をお聞かせいただければ幸いです。

上記は1つの例なので、参考にしながら自社に合ったトークスクリプトを作りましょう。

また、想定される質問と回答も併せて準備しておくと、スムーズに話すことができます。

企業リサーチを行う

電話をかける前に架電先企業のリサーチをしておきましょう。たとえば、ホームページやSNSの投稿などを調べることで、「このサービスに興味を持っていただけるのではないか」「こんなことに困っているのではないか」と仮説を立てたうえで話すことができます。

なお、架電先ごとの情報を毎回インプットするのが難しい場合は、業界に関するニュースや共通の課題、そこに対して自社が提供できるソリューションなどを考えてから電話するのがおすすめです。

はきはきと端的に話す

実際に電話をするときは、内容を端的に伝えることと、はきはきと明るい声で話すことを意識しましょう。

電話の受け手は、忙しいなかで電話の対応をしているため、長々と話すのではなく要点を絞って話すことが重要です。

また、電話は表情が伝わりにくい分、話し方を工夫する必要があります。普段よりも明るい声ではきはきと話すことで、相手に好印象を抱いてもらえるでしょう。

場合によっては何度もかけて関係構築する

1回目の電話でアポが取れなくても、何度も電話をして関係を構築することが大切です。

1回の電話でアポが取れるケースもありますが、断られることも多くあります。

そのため、迷惑にならない範囲で期間をおいてから改めて電話して状況の変化がないか確認したり、会話のなかで架電先企業の課題を聞き出したりして、提案のきっかけをつかみにいきましょう。

何度か電話をするなかで関係が築けると、提案がしやすくなります。

なお、日々の業務やアポ調整が忙しく、自分の将来や働き方について考える時間をなかなか作れていない方もいるかもしれません。

そんなときは、無料キャリア相談サービス「MIRAIZキャリアコーチ」を活用して、自分の気持ちや働き方を整理してみませんか？

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事前準備は必要ありません。ぜひお気軽にご相談ください。

メールまたは問い合わせフォームでの新規アポ取りで押さえるべきポイント

新型コロナウイルスの影響でリモートワークが普及し、社員が出社していないことから、電話をかけてもつながらないケースがあります。

そこで、電話だけでなくメールや企業の問い合わせフォーム送信からアポ取りをする企業も見受けられます。

電話とは異なり、相手の自由なタイミングでメールを確認してもらえるのがメリットの1つですが、相手の興味を引くよう書き方を工夫しないと返信してもらえないといった面もあります。

ここからは、メールや企業の問い合わせフォームでのアポ取りで押さえるべきポイントと、例文をご紹介します。

ビジネスパーソンは、日々たくさんのメールを扱います。

そのなかには、顧客や社内メンバーとの重要なやりとりだけではなく、セミナーの案内やツールからの通知など、必ずしも開封しなくてもよいメールもたくさんあります。

だからこそ、思わず開封したくなるような件名の工夫が必要です。

開封してもらうためには、件名に相手のメリットになることや興味を引く内容を盛り込むのが効果的です。

また、一目見ただけでメールの内容が分かるように、件名は簡潔にまとめるとよいでしょう。

本文の内容は端的に伝える

文面が冗長だと、途中で読むのをやめてしまったり、メールの意図が十分に伝わらなかったりする可能性があります。

簡潔に伝わりやすいメールにするために、前半に要件を書くなど、結論ファーストを意識しましょう。

複数の候補日を提示する

相手に日程を送る際は、複数の候補日を提示しましょう。相手が忙しいことを想定し、3～5日分の候補日を送るのが一般的です。

加えて、自社のサービスについての資料を添付する際は、架電先企業に合ったものを送るとよいでしょう。

メールまたは問い合わせフォームでの例文

続いて、下記2つのメール例文をご紹介します。

過去に取引がなくても、リストとして連絡先を持っている場合はメールで送信、連絡先を知らない場合は企業の問い合わせフォームを活用しましょう。

• 過去に取引がない企業への例文

• 既に取引がある企業への例文

ただし、今回ご紹介するのはあくまで例です。メール文に正解はありませんので、参考として活用してくださいね。

過去に取引がない企業への例文

件名：【XXXXサービスのご案内】○○にお悩みなら弊社にお任せください

株式会社○○
ご担当者様

お忙しいなか、突然のご連絡失礼いたします。
株式会社○○の○○と申します。

貴社のホームページを拝見しまして、メールをお送りさせていただきました。
弊社は、XXXXサービスを展開する企業でございます。（自社の簡単な紹介）
XXXXサービスは、～～～といったシーンでお役に立てる～～～なサービスでして（簡潔にサービスを説明）、貴社の○○事業における○○といった課題の解決にお役に立てるのではないかと思っております。詳細な資料を添付しましたので、一度目を通していただけますと幸いです。

少しでもご興味があれば、30分～1時間程度、サービスをご案内するお時間をいただけたらと存じます。お打ち合わせの際は、コンサルタントが同席し、貴社のお悩みをお伺いします。
誠に勝手ではございますが、候補日を記載いたしましたので、ご都合のよい日時がございましたらご返信いただけますと幸いです。
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【候補日時】

• ○月○日（○曜日）　○：○○～○：○○

• ○月○日（○曜日）　○：○○～○：○○

• ○月○日（○曜日）　○：○○～○：○○

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上記の日程以外でも日程調整は可能ですので、お気軽にお申し付けください。

お忙しいところ、大変恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。

既に取引がある企業への例文

件名：【新規サービスのご案内】○○にお悩みなら弊社にお任せください 

株式会社○○
マーケティング戦略部　○○様 

平素より大変お世話になっております。
株式会社○○の○○です。

 以前は○○の件で大変お世話になりました。
この度は、新しくリリースしたXXXXサービスについてのご案内です。
XXXXサービスは、～～～といったシーンでお役に立てる～～～なサービスでして（簡潔にサービスを説明）、貴社の○○事業においてお役に立てるのではないかと思っております。詳細な資料を添付しましたので、一度目を通していただけますと幸いです。

少しでもご興味をお持ちいただけましたら、30分～1時間程度、お時間をいただけたらと存じます。

誠に勝手ではございますが、候補日を記載しましたので、ご都合のよい日時がございましたらご返信いただけますと幸いです。
-------------------------------------------------
【候補日時】

• ○月○日（○曜日）　○：○○～○：○○

• ○月○日（○曜日）　○：○○～○：○○

• ○月○日（○曜日）　○：○○～○：○○

-------------------------------------------------
上記の日程以外でも調整は可能ですので、お気軽にお申し付けください。

お忙しいところ、大変恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。

アポが取れた後の対応

アポが取れたらアフターフォローが大切です。以下でアポを獲得した後のメールの例文をご紹介します。

電話でアポが取れた場合でも、メールアドレスをお伺いして、メールを送るようにしましょう。

アポイント獲得のお礼メール例文

件名：○月○日（○曜日）のお打ち合わせについてのご連絡

株式会社○○
マーケティング戦略部　○○様

お世話になっております。株式会社○○の○○です。

この度は、お忙しいところお打ち合わせの機会をいただき、誠にありがとうございます。
それでは、ご連絡いただきました下記の日程にて、貴社へお伺いさせていただきます。

○月○日（○曜日）　○：○○～○：○○

また、ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

打ち合わせ前日のリマインドメール例文

件名：明日のお打ち合わせについてのご確認

株式会社○○
マーケティング戦略部　○○様

お世話になっております。株式会社○○の○○です。

改めまして、今回はお打ち合わせの機会をいただき誠にありがとうございます。
お約束通り、明日○○：○○に貴社へお伺いさせていただきます。

それでは、明日お会いできることを楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。

アポイント後のお礼メール例文

件名：【御礼】本日XXXXサービスについてのお打ち合わせありがとうございました

株式会社○○
マーケティング戦略部　○○様

本日XXXXサービスのご提案をさせていただきました、株式会社○○の○○です。

お忙しいところ貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございます。

本日ご提案させていただいた弊社のXXXXサービスについて、ご検討の程何卒よろしくお願いいたします。
またご不明な点がございましたら、お気軽にご相談いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

電話での新規アポ取りの獲得率を上げるコツ

最後に、電話での新規アポ取り（テレアポ）の獲得率を上げるためのコツをいくつかお伝えします。

まず、アポ獲得に向け、チームとしての体制を作るのがポイントです。

ロールプレイングを行ったり、成功事例や失敗事例を共有したり、課題を議論して解決策を考えたりすることで、チーム全員でスキルを磨くことができます。

また、目標を共有し細かく進捗を共有することで、アポ獲得への意識を向上させることができます。

ワンチームとして働ける環境を作ることができれば、ストレスは最小限に、やりがいや成果を最大限に取り組めるでしょう。

また、アプローチする数を増やすのもアポ獲得率を上げるコツです。数をこなし経験が増えることで、切り返し方や話し方などコミュニケーションスキルが向上していきます。

また、多くの企業にあたることで、顕在層や準顕在層といったアポ獲得率が高い見込み客にアプローチできる場合があります。

加えて、ビジネスパーソンとしての信頼を得る話し方が重要です。テレアポは、突然電話をして相手の時間を奪ってしまうため、「話を聞いてみたい」と思ってもらう理由が必要です。

「架電先企業に対する知識」と「自社の商品やサービスに対する深い理解」を持ったうえで丁寧にお話をすることで、信頼を得ることから始めましょう。

熱意も武器になる！ただし相手への配慮も忘れずに！

ここまで、アポの言葉の意味やアポ獲得で押さえるべきポイントを解説しました。

テレアポでアポ獲得率を上げるコツもご紹介しましたが、これらを押さえたうえで、最後に重要なのは熱意であるともいえます。

がんばっていることが伝わることで、「話を聞いてみよう」とアポを承諾してくれる方もいます。

ただし、特にテレアポは、”相手の貴重な時間をいただいている”という意識を忘れないようにしましょう。

電話をかける時間帯はもちろん、相手の反応が忙しそうであればより端的に手短に話したり、キッパリお断りされたら話すのを止めたりするなど、相手を配慮することが大切です。

アポ取りは慣れないことも多く、成果を出すのに苦労することもあると思いますが、今回ご紹介したトークスクリプトや例文、押さえるべきポイントをぜひ活かしてみてください。

なお、アポ調整含めて日々の業務が忙しく、今後のキャリアや働き方について考える時間を作れていない方は、無料キャリア相談サービス「MIRAIZキャリアコーチ」を活用するのがおすすめです。

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事前準備は必要ありません。自分の内面と向き合うきっかけとして、ぜひ活用してみてください。